Užsakymų valdymo sistemos (UVS) pasirinkimas ir diegimas. Tai yra svarbus technologinis sprendimas, kurį turi ir gali priimti įmonė. Tinkama užsakymų valdymo sistema supaprastina procesus, sustiprina atsargų valdymą ir pagerina klientų patirtį. Netinkamas pasirinkimas – iššvaisto įmonės biudžetą ir tai turi neigiamos patirties visai įmonės veiklai, kadangi nepatenkinti klientai renkasi konkurentus.
Daugelis įmonių labai susikoncentruoja į užsakymų valdymo sistemų sudėtingumą, t.y. per daug dėmesio skiria esamų funkcijų sąrašui, o ne rezultatui, bei skuba kuo greičiau atlikti integraciją neinvestuodami pakankamai laiko į duomenų paruošimą. Bet kurios sistemos pagrindas visada yra tikslūs duomenys, ar tai būtų užsakymų valdymas, atsargų valdymas ar sandėlio valdymas.
Užsakymų valdymo sistemos pasirinkimas ir diegimas
1. Pradėkite nuo jūsų verslo tikslų
Didžiausia klaida – pradėti diegti sistema neįvardinus aiškiai problemų su kuriomis susiduriate ir kokias problemas norite spręsti. Taigi Kiekvienas užsakymų valdymo sistemos diegimo sprendimas turi prasidėti nuo aiškaus tikslų įvardinimo. Klauskite: ką ši sistema mums pakeis?
- Pagreitins kleintų užsakymų įvykdymą?
- Sumažins atsargų trūkumus?
- Sumažins rankinio darbo klientų aptarnavimo ar sandėlio komandoje?
- Padidins matomumą tarp pardavimo kanalų?
- Ir kiti jums aktualūs klausimai?
Šiuos tikslus sureitinguokite. Tai padės priimti geresnius sprendimus ir padės atskirti, kurios funkcijos išties jums yra svarbiausios, o kurios yra “nice-to-have”. Pavyzdžiui:
- Jei prioritetas – „mažiau atsargų trūkumų“, svarbiausia funkcija jums yra tiekėjų užsakymų valdymas ir prekių rezervavimas realiu laiku.
- Jei prioritetas – „greitesnis kliento užsakymų vykdymas“, akcentas turėtų būti skalndus užsakymo priėmimo procesas bei perdavimas sandėliui, t.y. integracija su sandėliu.
2. Pirmiau įvertinkite integraciją, tik po to funkcijas
Kai išsikėlėte tikslus, ir pasirinktos užsakymo valdymo sistemos padeda pasiekti šių tikslų, tuomet vertinkite programų suderinamumą. Ar lengva bus daryti integraciją, kokių papildomų išlaidų turėsite, kad pasiektumėme reikiamą suderinamumą?
- Ar užsakymo valdymo sistema be trikdžių susijungs su Jūsų VVS, e. komercijos ir sandėlio sistemomis?
- Ar ji veikia modernių API pagrindu, ar remiasi failų įkėlimais?
Sklandi integracija yra labai svarbi, siekiant kad sistema veiktų gerai, t.y. laiku atsinaujintų duomenys, nestrigtų užsakymai ir pan.
3. Užsakymų valdymo sistemos funkcionalumų sąrašas
Būtų idealu, jei susidarytumėte jums reikalingų funkcijų sąrašą. Visgi tai gali būti pakankamai sudėtinga, jei anskčiau neturėjote UVS ir vadovausitės savo turima patirtimi. Bet kadangi jau atlikote pirmus 2 žinsgnius, t.y. atsirinkote sistemas, kurios padės spręsti jūsų problemas ir įsivertinote integracijų galimybes, šioje vietoje galite išklausyti sistemų tiekėjų siūlomus funkcionalumus. Keli klausimai, į kuriuos turėtumėte atkreipti dėmesį:
- Užsakymų priėmimas. Ar galima gauti duomenis į vieną sistemą iš visų pardavimo kanalų?
- Atsargų rezervavimas. Ar leidžiama rezervuoti prekės likutį iš visų pardavimo kanalų?
- Užsakymų vykdymas ir logistika. Ar sistema gali nukreipti užsakymus pagal kainą, arba mažiausią atstumą iki klientų?
- Grąžinimų valdymas. Ar apimamos atvirkštinės logistikos funkcijos?
- Atsekamumas. Ar galima užsakymą matyti nuo pradžios iki galo, įskaitant išimtis?
- Daugelis tiekėjų gali siūlyti ir atsargų papildymo funkciją ar signalus, kad prekę reikia užsakyti iš tiekėjų. Į šią funkciją reikėtų žvelgti apdariai, kadangi atsargų valdymas ir užsakymų siuntimas tiekėjams yra kur kas didesnė ir sudėtingesnė funkcija, nei gali pasiūlyti daugelis užsakymo valdymo sistemų. Paprastai užsakymų valdymas tiekėjams ir atsargų valdymas yra atsargų valdymo sistemos dalis, kurių algoritmai yra sofistikuoti ir specifiniai.
4. Diegimas etapais
Visos užsakymų valdymo sistemos paleidimas vienu kartu yra pakankamai rizikingas, kadangi pasiruošimas užims daug laiko ir pasitaikusios klaidos kainos labai brangiai. Taigi geriausiai pradėti etapais:
- 1 etapas: pilotinis bandymas mažam SKU rinkiniui arba vienam pardavimo kanalui. Tikri užsakymai + stabilumo testas.
- 2 etapas: plėtra į daugiau kanalų, klientų pranešimai, išimčių testavimas.
- 3 etapas: pažangus papildymas, ataskaitos, tarptautinė logistika.
5. Duomenų tikrinimas ir išvalymas
Net ir geriausia sistema nesuveiks su netvarkingais duomenimis. Užsakymų valdymo disciplina prasideda nuo tvarkingų ir tikslių produkto ir lokacijos/ tiekėjo duomenų.
Prieš sistemų paleidimą, atkreipkite dėmesį:
- SKU duomenų tikslumas.
- Vienetų, barkodų, terminų normalizacija.
- Tiekėjų ir lokacijų įrašų tikrinimas.
6. Pokyčių valdymas ir darbuotojų apmokymas
Užsakymo valdymo yra sistema, kuri pakeis procesus jūsų įmonėje, visi su sistema dirbs ir prie naujų procesų turės prisitaikyti žmonės. Jei jie nesuprasvertės – priešinsis. Kaip to išvengti:
- Praktiniai mokymai su realiais užsakymais, o ne teoriniais pavyzdžiais.
- Veiklos procedūros dažniausioms išimtims.
- Diegimo ir palaikymo komandos pirmosiomis savaitėmis po starto.
7. Sėkmės matavimas KPI rodikliais
Užsakymo valdymo sistemos diegimo projektas sėkmingas tik tada, kai našumas pamatuojamai pagerėja. Stebėkite:
- Vykdymo laikas: vidutinė užsakymo apdorojimo trukmė.
- Rankiniai prisilietimai: kiekvienam užsakymui.
- Laiku ir pilnai išpildytų užsakymų lygis.
Užsakymų valdymas gali tapti jūsų įmonės konkurenciniu pranašumu
Užsakymų valdymo sistemos pasirinkimas nėra tik technologijos klausimas. Tai žmonių, procesų ir duomenų suderinimas į vieną valdomą srautą.
Geriausia sistema yra ta, kuri:
- be trukdžių integruojasi,
- atitinka jūsų iškeltus tikslus,
- turi efektyviam užsakymų valdymui pritaikytą funkcionalumą.
Tačiau tikroji sėkmė priklauso nuo diegimo etapais, tvarkingų duomenų, aiškių veiklos procedūrų ir įsitraukusių komandų. Naudinga sužinoti: ką valdo įmonės ir ką mato klientai;
